5 สัญญาณว่าธุรกิจควรเลิกใช้ Excel แล้วมีระบบของตัวเอง

ถ้าในคอมพิวเตอร์ของธุรกิจคุณมีไฟล์ชื่อ final_v7.xlsx หรือ สต็อกล่าสุด_จริงๆ.xlsx อยู่หลายไฟล์ นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าถึงเวลาที่ธุรกิจควรมีระบบหลังบ้านของตัวเองแล้ว บทความนี้รวม 5 สัญญาณที่บอกว่า Excel ไม่พอสำหรับธุรกิจคุณอีกต่อไป

สัญญาณที่ 1: งานซ้ำทุกวัน

ถ้าพนักงานต้องคัดลอกข้อมูลจากไฟล์หนึ่งไปวางอีกไฟล์หนึ่งทุกวัน หรือต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำในหลายชีตเพื่อให้ตัวเลขตรงกัน นั่นคืองานที่ควรให้ระบบทำอัตโนมัติแทนคน เวลาที่เสียไปกับงานซ้ำแบบนี้ทุกวันสะสมแล้วมากกว่าที่คิด

สัญญาณที่ 2: ข้อมูลผิดและหาไม่เจอว่าใครแก้

Excel ไม่มีระบบบันทึกว่าใครแก้ตัวเลขไหนเมื่อไร พอข้อมูลผิดพลาดขึ้นมา มักหาต้นตอไม่เจอว่าใครเป็นคนแก้หรือแก้ตอนไหน ต่างจากระบบที่มีสิทธิ์ผู้ใช้และบันทึกประวัติการแก้ไขทุกครั้ง ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่ามาก

สัญญาณที่ 3: หลายคนต้องใช้ไฟล์เดียวกัน

เมื่อธุรกิจโตขึ้นจนมีหลายคนต้องเข้าถึงข้อมูลเดียวกันพร้อมกัน Excel ไฟล์เดียวจะเริ่มมีปัญหาเรื่องใครเปิดไฟล์ก่อนใครได้แก้ บางครั้งมีคนแก้ทับข้อมูลที่อีกคนกำลังทำอยู่โดยไม่รู้ตัว ระบบที่ออกแบบมาให้หลายคนใช้งานพร้อมกันได้จะแก้ปัญหานี้ได้ตรงจุด

สัญญาณที่ 4: ดูข้อมูลนอกออฟฟิศไม่ได้

ถ้าเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการต้องรอกลับถึงออฟฟิศหรือขอให้พนักงานส่งไฟล์มาทางไลน์ทุกครั้งที่ต้องการดูยอดขาย นั่นคือข้อจำกัดใหญ่ของการเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์ Excel บนเครื่องคนเดียว ระบบที่เข้าถึงได้ผ่านเว็บหรือมือถือช่วยให้ดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ

สัญญาณที่ 5: คำนวณเงินหรือค่าคอมช้า

ถ้าการคำนวณค่าคอมมิชชั่น ค่าแรง หรือสรุปยอดขายประจำเดือนต้องใช้เวลาหลายวันเพราะต้องรวมไฟล์จากหลายคนมาคำนวณมือ นั่นคือจุดที่ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุด และยังลดความผิดพลาดจากการคำนวณมือไปในตัว

เริ่มทำระบบอย่างไรไม่ให้บานปลาย

ไม่ต้องรื้อทุกอย่างพร้อมกัน วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือเลือกทำส่วนที่เจ็บที่สุดก่อน เช่น ถ้าปัญหาหนักสุดคือการคำนวณค่าคอม ให้เริ่มทำระบบคำนวณค่าคอมก่อน แล้วค่อยขยายไปส่วนอื่นทีหลังเมื่อเห็นผลลัพธ์ชัดเจนจากส่วนแรก

สรุป

ถ้าธุรกิจของคุณเจอสัญญาณเหล่านี้ตั้งแต่สองข้อขึ้นไป น่าจะถึงเวลาที่ควรมีระบบหลังบ้านของตัวเองแทนการพึ่ง Excel ไฟล์เดียวที่เสี่ยงข้อมูลผิดพลาดและเสียเวลาโดยไม่จำเป็น เริ่มจากส่วนที่เจ็บที่สุดก่อนแล้วค่อยขยายทีละส่วน

ดูตัวอย่างระบบหลังบ้านที่เรารับพัฒนาได้ที่ หน้าแรก หรือ ส่งรายละเอียดมาให้เราประเมินฟรี